SanLucar Fruit impulsa su crecimiento global con la automatización de su gestión de facturas

La multinacional española SanLucar Fruit ha consolidado su posición en el sector hortofrutícola gracias a una estrategia centrada en la transformación digital y la innovación. La compañía, que opera con oficinas y fincas en más de 35 países y emplea a cerca de 5.000 personas, ha abordado la automatización de procesos críticos para sostener su rápida expansión internacional.

La necesidad de esta transformación surgió en 2013, cuando el volumen de negocio crecía a un ritmo vertiginoso. Según Fernando Fernández, director de IT de la compañía, la gestión manual de facturas se había vuelto un cuello de botella. “El negocio crecía a gran velocidad. Recibíamos muchas facturas de nuestros proveedores, las facturas se recibían por fax o correo postal, y el departamento de Administración las introducía manualmente una a una en el sistema. Resultaba rutinario y tedioso para los empleados y no éramos capaces de hacerlo al ritmo que el negocio nos estaba exigiendo”, explicó.

Para resolver este desafío, SanLucar confió en la solución de DocuWare, con Ricoh como socio tecnológico para la implementación. El objetivo era encontrar una herramienta que ofreciera estabilidad y escalabilidad, y que se integrara de forma transparente con el ecosistema tecnológico de la empresa, que incluye ERPs como SAP y Microsoft Dynamics. Ricoh realizó un despliegue personalizado que garantizó una integración completa y fluida.

La multinacional española gestiona mensualmente 17.000 facturas procedentes de todo el mundo con DocuWare, convirtiéndose en esencial para la mejora de sus procesos internos, tanto a nivel nacional como internacional

Inicialmente instalada de forma on-premise, la solución fue migrada a la nube en 2016, en sintonía con la estrategia de TI de la compañía. Este cambio permitió a SanLucar Fruit enfocarse en su negocio principal, sin las preocupaciones de comprar y mantener servidores, al mismo tiempo que garantizaba el acceso a la información en tiempo real desde cualquier lugar. Actualmente, más de 200 usuarios activos utilizan la plataforma, de los cuales 60 se encargan de la introducción de facturas, demostrando la alta adopción interna.

La automatización no solo ha mejorado la eficiencia, sino que también ha liberado al equipo de Administración de tareas manuales y repetitivas, reduciendo significativamente los errores. La solución de gestión documental en la nube de DocuWare ofrece una capacidad de almacenamiento flexible, seguridad de los datos y un acceso segmentado por perfiles, además de contribuir a los objetivos de sostenibilidad de la empresa al reducir el uso de papel.

Esta colaboración a largo plazo con Ricoh, que se extiende por más de una década, ha sido fundamental. “Apostamos por partners y socios tecnológicos a largo plazo. Ricoh nos ha ayudado a expandir nuestro proceso, nuestra solución, en diferentes oficinas, países y continentes. Siempre ha estado ahí y nunca nos ha fallado”, destacó Fernando Fernández. El proyecto se mantiene en constante evolución, con planes futuros de incorporar firma digital, factura electrónica e incluso inteligencia artificial a sus procesos.

Por su parte, Josep Costa, HyperAutomation Business Unit Manager en Ricoh España y Portugal, manifestó su satisfacción por la colaboración: "Es un placer poder acompañar a clientes como SanLucar Fruit durante más de 10 años en el proceso de digitalización y automatización de sus procesos. Esto nos permite innovar con nuevos desarrollos, mejorar y aprender, y nos obliga a aportar valor continuo con nuevas soluciones y servicios para adaptarnos a cada necesidad".

La apuesta por la tecnología se alinea con la filosofía de SanLucar Fruit, que se centra en la calidad, la sostenibilidad y la innovación, demostrando que la digitalización es una herramienta clave para el éxito en el comercio exterior y la expansión global.