El viaje internacional de la gestión de nóminas

Muchas empresas siguen impulsando proyectos de expansión internacional a pesar de los contratiempos causados por la pandemia. E independientemente del modelo de crecimiento que haya adoptado la empresa (orgánico, inorgánico o una combinación de ambos), en algún momento tendrá que abonar las nóminas del personal que se va a reubicar o de los empleados que hayan contratado en el nuevo país. 

Pagar a la plantilla correctamente y en conformidad con la legislación laboral local es fundamental para la confianza, la reputación y la retención del talento. Sin embargo, para hacerlo debe haber una gestión de nóminas sólida funcionando desde el principio. Sólo entonces pueden crearse las bases que permitirán a la empresa abrirse camino rápidamente en nuevos mercados. Según nuestro estudio “The Potential of Payroll” un tercio de los líderes de finanzas, RR. HH. y nóminas afirman que, actualmente, no cuentan con los sistemas de nómina necesarios para respaldar sus planes de crecimiento o expansión geográfica. Al mismo tiempo, es preocupante saber que un número cada vez mayor de empleados señala que «siempre o casi siempre» se les paga de menos. Queda claro que hay trabajo pendiente. Por eso es importante para cualquier empresa que quiera una mejor gestión de nóminas al expandirse a otros países optimizar sus sistemas, generar agilidad y contar con una vista única y ordenada.

Garantizar que los sistemas estén totalmente optimizados

En primer lugar, una organización necesita simplificar sus sistemas para que estén totalmente optimizados. Al hacerlo, la empresa puede eliminar las incoherencias y conseguir una visión fiable y consolidada de su gasto en la nómina global. A menudo, cuando un negocio se expande a otros países, hereda una mezcla de sistemas de nómina ineficientes. Al pasar a un solo proveedor, puede evitar la necesidad de gestionar contratos de varios proveedores y que el equipo de TI luche por mantener varios sistemas. Asimismo, puede beneficiarse de una experiencia global única y unificada, puesto que no necesita combinar datos dispares para tener una perspectiva fiable de las nóminas. De esta manera, se pueden mitigar los errores ya que son mucho más fáciles de detectar.

Crear agilidad

También es importante crear agilidad en la gestión de nóminas para que la empresa pueda adaptarse rápidamente a nuevas formas de trabajar cuando se expanda a nuevos mercados. Si el equipo de gestión de nóminas puede proporcionar rápidamente información creíble sobre la nómina a los managers, predecir las tendencias relacionadas y tomar las decisiones más adecuadas será mucho más sencillo. Es incluso mejor si dicha información puede presentarse en formato visual para evitar malentendidos. Se puede decir lo mismo de la interfaz de usuario. Gracias a un panel de control de nóminas dinámico que divide el rendimiento entre los países y alerta de manera anticipada a RR. HH. sobre áreas potencialmente problemáticas, los equipos pueden intervenir para resolver los problemas antes de que se hagan más grandes. Así, puede ir un paso más allá y ofrecer una vista completa de la conformidad normativa para que la empresa reciba notificaciones en cuanto las normativas se aprueben y poder actualizar las directrices en tiempo real. 

Integrar sistemas dispares

Las empresas no pueden controlar aquello que no ven. Sólo con una visibilidad de 360 grados podrán cuantificar los riesgos por completo. Para garantizar que tenga esta visibilidad total, es importante que la solución de nómina elegida se integre totalmente con los sistemas dispares actuales para crear una fuente única de datos fiables.  Es importante que colaboren con todos los principales proveedores de tecnología de RR. HH. e inviertan en tecnologías de integración innovadoras, como API (interfaz de programación de aplicaciones), para que las soluciones puedan asociar y traducir los datos para los sistemas externos.  Garantizar que los sistemas estén integrados hace que gestionar las nóminas de conformidad con la normativa sea mucho más sencillo. Además, la capacidad de automatizar, programar y enviar datos de empleados a intervalos regulares libera a los equipos para que puedan concentrarse en otras tareas necesarias para entrar en nuevos mercados.

Equipar la función de nóminas con éxito

Cuando una empresa se expande por el mundo, el nivel de dificultad en la gestión de nóminas suele dispararse. La complejidad de la conformidad normativa nacional no puede subestimarse. Además, la gestión de procesos, roles de equipo y responsabilidades también son complicados. Por otro lado, habría que añadirlas exigencias sobre las expectativas de los empleados y la generación de informes de dicha gestión. Si a esto le sumamos la necesidad de conocer las dinámicas de un equipo humano híbrido trabajando en remoto, es evidente que la sofisticación de la tecnología de gestión de nóminas de la organización determina la forma en que se gestiona el crecimiento internacional, tanto positiva como negativamente.

Cuando una empresa se prepara para entrar en nuevos mercados, es fundamental que la función de nóminas esté totalmente equipada para ayudarle a superar los desafíos de RR. HH. y que pueda empezar con buen pie. Esto incluye asegurarse de que todo se hace en cumplimiento con las leyes locales y de conformidad normativa para evitar grandes sanciones. Debe garantizar que la tecnología no se convierta en una barrera para el éxito. Al elegir las soluciones ideales, es necesario asegurarse de que el proveedor tenga experiencia global, presencia internacional y una tecnología de procesamiento de nóminas escalable. Solo entonces podrá apoyar y ayudar por completo a una empresa a la hora de expandirse a nivel internacional.

Sirsha Haldar,

Director General de ADP para UK, Irlanda y Sudáfrica