La importancia estratégica de la nómina multinacional para las empresas medianas

En el centro de estos desafíos se encuentra una función a menudo subestimada: la gestión global de nóminas. Sin embargo, gestionar la nómina en varios países no es sólo una tarea administrativa; es una necesidad estratégica que respalda la reputación y la eficiencia operativa de una empresa, especialmente durante la fase de expansión de las compañías medianas.

El papel crucial de una gestión global precisa de la nómina

Una gestión eficaz de la nómina es fundamental para mantener la confianza de los empleados y el cumplimiento de las diversas y a menudo contradictorias normativas en diferentes jurisdicciones. Las imprecisiones en la nómina pueden tener graves consecuencias, como sanciones económicas, litigios y una baja moral de los empleados. Cabe destacar que un estudio de Ernst & Young reveló que el 20 % de las nóminas contienen errores, y que la corrección de cada error cuesta un promedio de 291 dólares, lo que subraya la importancia del cumplimiento normativo y de unas prácticas de nómina precisas.

Desafíos de la nómina en una fuerza laboral cada vez más globalizada

Un desafío clave para las empresas medianas al expandirse a diferentes países, o incluso a diferentes ciudades o regiones dentro de un mismo país, es el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales en constante evolución. Por ejemplo, España - con una posible reducción a 37,5 horas laborales a la semana - Bélgica, Francia o Grecia han introducido nuevas normas sobre horas extras, horario flexible y la inclusión de subsidios en el cálculo de las vacaciones y bajas por enfermedad.

Además, uno de nuestros informes muestra que las empresas multinacionales utilizan un promedio de 32 sistemas o proveedores de nómina. Esta fragmentación aumenta la probabilidad de errores en la nómina, riesgos de incumplimiento e ineficiencias en el procesamiento de pagos. Esta falta de una visión única y unificada de la fuerza laboral global dificulta la gestión de costes, el cumplimiento normativo y la ejecución oportuna de pagos transfronterizos.

Por otro lado, la escasez de personal cualificado sigue siendo un problema. La creciente demanda de nóminas internacionales implica la necesidad de contar con personal cualificado de amplio alcance y con experiencia en múltiples jurisdicciones. Según el "Potencial de la Nómina", otra de nuestras investigaciones realizadas con entrevistas a directivos de multinacionales en todo el mundo, el 83 % afirmó que su organización está ampliando el departamento de nóminas, pero, según el 61 %, la escasez de personal cualificado ha afectado al servicio de nóminas que prestan.

Consecuencias de los errores en la nómina

Las consecuencias de las inexactitudes en la nómina van más allá de las pérdidas financieras inmediatas:

• Sanciones regulatorias. El incumplimiento de las obligaciones tributarias locales e internacionales puede resultar en multas sustanciales. Por ejemplo, la Autoridad de Ingresos Internos de Singapur aplica una multa del 5% por pago atrasado del impuesto sobre la renta de sociedades, que puede aumentar según la duración del retraso. Además, con los numerosos cambios legislativos que se producen cada año en diferentes países, las empresas tienen dificultades para mantenerse al día con las cambiantes regulaciones sobre nóminas.

• Insatisfacción de los empleados. Los pagos transfronterizos inexactos o retrasados ​​pueden erosionar la confianza, lo que resulta en una disminución de la productividad y una mayor rotación de personal. Un estudio indicó que casi la mitad de los empleados estadounidenses consideraría dejar su trabajo tras experimentar tan solo dos errores en la nómina. Para un empleado remoto en un nuevo mercado, un solo error en un pago puede socavar gravemente la credibilidad local del empleador.

• Repercusiones legales. La clasificación errónea de empleados o el incumplimiento de la legislación laboral pueden dar lugar a demandas y auditorías gubernamentales, lo que sobrecarga aún más los recursos de la empresa. 

El poder de un enfoque unificado de nómina

Para mitigar riesgos y optimizar los procesos de nómina, las empresas medianas con ambiciones internacionales deberían considerar las siguientes estrategias:

• Invertir en sistemas de nómina avanzados y unificados. Aprovechar la tecnología puede automatizar cálculos complejos en varios países, reducir errores manuales y garantizar la presentación oportuna de declaraciones de impuestos locales. Un servicio de nómina unificado en varios países garantiza una única fuente de información veraz para toda la plantilla internacional, proporcionando visibilidad global, cumplimiento normativo y eficiencia presupuestaria, a la vez que reduce errores. También puede simplificar las complejidades de los pagos transfronterizos y la gestión de divisas.

• Auditorías periódicas. Realizar auditorías periódicas de nómina globales ayuda a identificar discrepancias y a corregirlas antes de que se conviertan en problemas graves.

• Formación de empleados. Educar al personal de RR. HH. y nómina sobre las normativas internacionales y las mejores prácticas garantiza que estén bien preparados para gestionar las complejidades de la nómina global. 

• Subcontratación. La subcontratación parcial o total de la nómina global aprovecha los servicios y soluciones profesionales, reduce las cargas administrativas y proporciona los datos unificados y la experiencia necesarios para gestionar un equipo internacional disperso, lo que permite a la empresa centrarse en las estrategias.

Conclusión

Priorizar procesos de nómina globales precisos y que cumplan con las normativas es esencial para las medianas empresas que buscan prosperar en un entorno internacional competitivo. Además de evitar sanciones, una gestión eficaz de la nómina fomenta una cultura laboral positiva, mejora la retención de empleados y consolida la reputación de la empresa como empleador de confianza.

Al implementar sistemas de nómina globales sólidos y unificados y mantenerse al día con las novedades regulatorias internacionales, las organizaciones pueden proteger sus operaciones, obtener una visión clara de sus costes globales de talento y centrarse en el crecimiento sostenible. 

Frank Smits,

vicepresidente sénior de Nómina Global de ADP