Asecomex, experto en comercio exterior, apoya su gestión interna en los aplicativos de DATISA

DATISA explica el proyecto tecnológico llevado a cabo en Asecomex, agente aduanero y especialista en la prestación de todos los servicios asociados a las actividades relacionadas con el comercio exterior. Con más de 25 años de experiencia, la organización buscaba soluciones tecnológicas,  no sólo para automatizar sus procesos de gestión, sino herramientas que le facilitaran el análisis de la información que manejan y el acceso a estadísticas e informes que les permitieran aumentar el conocimiento interno de su organización.

En cuanto a la Tesorería la firma buscaba una herramienta dinámica de información interactiva, a la que desde siempre le han pedido sencillez para realizar tareas, digamos recurrentes, pero también acciones puntuales. Y con la última incorporación al conjunto de soluciones de gestión, el aplicativo de inmovilizados, Asecomex tenía claro que, además de mejorar sus procesos de amortización, buscaba la liberación de los recursos y la máxima garantía en la seguridad de la información que aporta para maximizar el beneficio financiero-fiscal con el ajuste de los métodos de amortización y la variación de determinados parámetros, en función de las estimaciones previstas de los resultados.

Primero Contabilidad. Por último, Inmovilizado

Asecomex incorporó inicialmente el programa de Contabilidad para resolver problemas específicos ligados al cumplimiento fiscal. Sin embargo, en su camino han sabido explotar el potencial que encierra la última versión de SPEEDY CODA de DATISA con funcionalidades de apertura y cierre virtual que facilita una de las tareas más tediosas del contable, con asientos patrón, asociaciones de cuentas o con acceso a listados especiales.

En estos momentos, nuestro mercado principal es el asiático y el estadounidense, por lo que estamos acostumbrados a utilizar monedas diferentes al euro. Este hecho nos obliga a buscar soluciones específicas que nos permitan de manera sencilla y eficiente, realizar varias operaciones en monedas distintas al euro”, aseguró Ramón Muñoz, director financiero de Asecomex

Las cinco delegaciones dependientes de la firma reportan su documentación contable al sistema central lo que permite primero, conocer la rentabilidad de cada delegación, segundo, acompasar los procesos fiscales y, tercero, unificar o centralizar toda la información relacionada con la contabilidad en un único repositorio de datos.

Integrado en el módulo de contabilidad, la firma dispone además del módulo de Moneda Extranjera, indispensable para operar con normalidad en la prestación de sus servicios en el ámbito de la importación y la exportación.

La Tesorería protagoniza el papel más importante

Con cerca de 6.000 facturas emitidas a unos 400 clientes, y otras tantas recibidas de los proveedores con los que trabaja, Asecomex exige un nivel de automatización elevado para poder acometer las tareas de gestión, control y análisis necesarias para manejar y evaluar ese gran volumen de información.

Ramón Muñoz explica que “el sistema te permite establecer límites de crédito a los clientes y te avisa cuando ese límite está a punto de ser rebasado. Con ello, se evita tener que llegar a una situación de impago que siempre complica mucho más la situación”.  Pero además, una cuestión que destaca igualmente el financiero de la firma es la posibilidad de modificar, un criterio concreto sin variar, digamos, la estructura o definición de búsqueda genérica de determinado cliente. Y explica que “a la hora de extraer los listados, simplemente introduciendo o eliminando un determinado filtro es posible acceder a la información que necesitas, sin tener que modificar todas los campos del cliente”.

Con TESDA de DATISA, Asecomex puede anticiparse a la información que le facilita el banco y le proporciona una capacidad más proactiva y visionaria sobre su liquidez real. Pero donde realmente encuentra el departamento financiero el auténtico valor diferencial del aplicativo es en los procesos relacionados con la previsión y las acciones de cobros y pagos. “Con TESDA podemos utilizar todo tipo de documentos de pago, incluso aquellos que, aún siendo poco utilizados siguen vigentes como puede ser el caso de las letras de cambio. Otra de las grandes ventajas para nosotros es poder emitir transferencias desde el propio programa de tesorería y hacerlo de manera automática y segura.”, afirma Ramón Muñoz.

…Y, con la gestión de inmovilizados, se cierra el círculo. De momento

El último en sumarse al compendio de soluciones de gestión de Asecomex ha sido el programa de inmovilizados, necesario porque la compañía disponía de muchos inmovilizados pero pequeños. Con él, además de eliminar la gestión manual para la realización de las amortizaciones es posible amortizar mensualmente en lugar de hacer una única amortización anual, al cierre del ejercicio fiscal.

En cuanto al futuro, éste pasa por la continua actualización de los sistemas con las nuevas versiones que puntualmente se vayan lanzando al mercado.