La definición de pequeña empresa tiende a variar según la naturaleza de sus actividades, el objetivo de la definición y el nivel de desarrollo donde la empresa está emplazada. Los criterios para describir una empresa como «pequeña» podrían ser el número de empleados, el valor de ventas, la inversión de capital, requisitos de energía máxima, o varias combinaciones de éstos y otros factores.
Los consultores convenimos también que una empresa pequeña es aquella en la que la dirección administrativa y operativa está en las manos de una o dos personas que también toman las decisiones importantes en esa empresa. La pequeña empresa posee ventajas distintivas, incluyendo la capacidad de cubrir demandas limitadas en mercados especializados y una flexibilidad para adaptarse rápidamente a cambio de demandas y necesidades. Los gerentes-propietarios, por lo general, están más motivados que los gerentes asalariados y proporcionan el incentivo del ejemplo personal a sus trabajadores. La estructura simple de organización significa líneas más directas y menos complicadas de comunicación dentro y fuera del negocio.
La pequeña empresa también puede alcanzar la entrada en nuevos mercados de una forma discreta, sin llamar excesivamente la atención no deseada de firmas grandes. Asimismo, la firma más pequeña puede explotar más rápidamente patrones cambiantes en el mercado, por la flexibilidad de la que antes hablaba.
Los problemas de las pequeñas empresas pueden ser generales o específicos. Los problemas de una naturaleza general implican aspectos legales del negocio, acceso al crédito y la falta de nivel técnico o directivo. Mientras que las empresas grandes, pueden permitirse todo tipo de medios, el gerente de la pequeña empresa es un individuo relativamente aislado que trata simultáneamente con política, administración y problemas legales, operativos y comerciales, a pesar de sus limitaciones.
Los gerentes de la pequeña empresa a menudo operan con datos inadecuados. Para ahorrar gastos, prescinden de sistemas de información, una debilidad que se hace evidente cuando la empresa alcanza una etapa de crecimiento. Las empresas grandes tienen departamentos activos, dedicados a este trabajo de análisis continuo, algo que los pequeños empresarios no pueden permitirse. La presión que el negocio ejerce sobre ellos en el día a día, no les deja tiempo y, en último extremo, puede que su visión no sea todo lo subjetivamente necesaria. Por ello, las consultoras ofrecen varios instrumentos para cubrir esta necesidad.
Como la pequeña empresa por lo general puede sólo pagar salarios ajustados, ofrece a sus empleados pocos beneficios complementarios, y pocas oportunidades promocionales, es razonable esperar dificultades en el reclutamiento de empleados de alto nivel. Los inversores profesionales raras veces son atraídos por la nueva pequeña empresa, y el gerente está severamente limitado en su capacidad de recaudar el capital inicial necesario. Este problema se hace notar especialmente cuando la empresa entra rápidamente en problemas de crecimiento, o experimenta dificultades de capacidad operativa, y el gerente intenta recaudar financiación adicional para enfrentarse a una situación de ampliación o crisis.
A causa de este problema de reservas limitadas, ligadas a la baja capacidad de tomar dinero prestado, la pequeña empresa es particularmente vulnerable a la recesión económica. Aunque la capacidad de cambiar y adaptarse rápidamente sea una fuerza natural de la pequeña empresa, esta cualidad puede verse anulada cuando aparece de repente una oportunidad que requiere cambio rápido. El gerente puede estar demasiado ocupado con problemas operativos en curso para poder pensar claramente en las necesidades del negocio. La pequeña empresa es una estructura relativamente frágil con recursos limitados para vencer sus problemas. Aun problemas menores pueden ser una amenaza para la empresa. Podría estimarse que la tasa de fracaso, durante los dos primeros años de actividad, es tan alta como que el cincuenta por ciento de las nuevas pequeñas empresas sufren serias dificultades o desaparecen.
Una tendencia creciente
El empleo de consultores por pequeñas empresas es ahora una tendencia creciente. Como las actividades que se relacionan con la conducta del negocio se hacen más complejas, la necesidad de ayuda exterior por lo general aumenta. Los gerentes de pequeñas empresas que quieren seguir siendo competitivos necesitan considerar el uso de consultores del mismo modo que usarían otros servicios de ayuda tales como bancarios, abogados, contables o asociaciones sectoriales.
Finalmente, el consultor debe ser también consciente de los factores que por lo general distinguen la pequeña empresa de la grande. Primero, la pequeña empresa principalmente está financiada por los ahorros personales o familiares con recurso limitado a financiación externa durante la etapa de puesta en marcha. Segundo, el gerente tiene contacto personal cercano con el lugar de trabajo; y, tercero, la empresa funciona principalmente en un área geográfica limitada. Estos factores «de pequeñez» influyen enormemente en el proceso consultivo.
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